Komunikasi Organisasi Dalam Organisasi

blogger templates
BAB I
PENDAHULUAN
  1. Latar Belakang
Dalam organisasi kita pasti menjumpai kelompok, baik kelompok formal maupun informal. Kelompok-kelompok dalam organisasi tersebut melakukan komunikasi setiap waktu, dan jika komunikasi yang terjalin dalam kelompok tersebut efektif, maka spirit yang ada dalam kelompok tersebut akan selalu ada dan membuat kelompok terus berubah dan berkembang seiring jaman, artinya kelompok tersebut mengalami dinamika.
Berbeda halnya jika komunikasi yang terjadi dalam kelompok sering mengalami kebuntuan dalam mencapai mutual understanding, yang terjadi adalah sebaliknya. Kelompok akan mengalami bermacam konflik. Mulai dari konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi, konflik antara bawahan dengan pimpinan, konflik antar bawahan di bagian yang berbeda, konflik antar pimpinan di bagian yang berbeda, dan sebagainya.
Salah satu penyebab konflik yaitu faktor yang bersifat personal. Menurunnya kinerja ndividu karena merasa ada kebutuhannya yang tidak terpenuhi misalnya. Hal tersebut bisa jadi karena kurangnya motivasi dari pimpinan yang diberikan pada salah satu anggota kelompok tersebut. Maka peran kepemimpinan dalam kelompok kerja sangatlah menentukan bagaimana kelompok kerja terbentuk dan beriteraksi.
Sebagai seorang pimpinan yang membawahi sebuah atau beberapa kelompok, komunikasi upward dan downward harus sangat diperhatikan, agar tercipta efek-efek yang mampu menunjang kelompok mewujudkan tujuan perusahaan, meminimalisir permasalahan yang timbul dan menciptakan suasana saling memahami antara pimpinan dan kelompok yang dipimpin. Akan tetapi, sifat konflik yang selalu muncul di setiap kesempatan, membuat seorang pimpinan harus mahir membaca pesan yang disampaikan oleh komunikator dalam hal ini anggota-anggota kelompok yang dipimpinnya agar setiap permasalahan dapat diselesaikan tepat sasaran.
Seorang manajer ialah subyek manajemen. Ia yang melakukan kegiatan manajemen, individu yang bertanggung jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam sebuah organisasi dijalankan bersama para anggotanya, memastikan bahwa keseluruhan tujuan yang telah ditetapkan diwujudkan melalui rangkaian kegiatan manajemen, baik yang bersifat fungsional maupun yang operasional. Maka dari itu manajer harus mempunyai berbagai keahlian, salah satunya keahlian membuat keputusan. Yaitu kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan menawarkan alternatif solusi peyelesaiannya.
Dalam makalah ini akan dibahas bagaimana komunikasi organisasi tercipta dalam suatu organisasi/ kelompok, bagaimana kelompok tersebut mengalami dinamika, bagaimana komunikasi dapat menciptakan konflik dan meredamnya, apa pentingnya komunikasi dan kepemimpinan, bagaimana cara komunikasi terbaik untuk penyelesaian masalah (problem solving), dan bagaimana model komunikasi dari pembuat keputusan (decision makers).

  1. Rumusan Masalah
  1. Apa yang dimaksud dengan dinamika Kelompok dan bilamana terjadi?
  2. Bagaimana relevansi komunikasi dan konflik dalam komunikasi kelompok?
  3. Apa pentingnya Komunikasi dan Kepemimpinan dalam komunikasi kelompok?
  4. Bagaimana komunikasi yang sesuai untuk menyelesaikan masalah (problem solving)?
  5. Bagaimanakah model komunikasi dalam pembuatan keputusan (decision makers)?


BAB II
PEMBAHASAN 
  1. Dinamika Kelompok
Definisi dinamika kelompok diawali dengan pengertian dinamika dan kelompok. Menurut buku Slamet Santosa yang berjudul Dinamika Kelompok, pembahasannya adalah sebagai berikut :
Pengertian Dinamika
Dinamika berarti tingkah laku warga yang satu secara langsung memengaruhi warga yang lain secara timbal balik. Jadi, dinamika berarti adanya interaksi dan interdependensi antara anggota kelompok yang satu dengan anggota kelompok yang lain secara timbal balik dan antara anggota dengan kelompok secara keseluruhan.
Dynamic is the facts or concepts which refer to conditions of change, expecially to forces.
Keadaan ini dapat terjadi karena selama ada kelompok, semangat kelompok terus-menerus ada dalam kelompok itu. Oleh karena itu, kelompok tersebut bersifat dinamis, artinya setiap saat kelompok yang bersangkutan dapat berubah.
Pengertian Kelompok
Agar memberi pengertian yang jelas tentang kelompok, berikut ini diawali dengan proses pertumbuhan kelompok itu sendiri.
Individu sebagai makhluk hidup mempunyai kebutuhan yang menurut A Maslow dikenal sebagai:
  1. Kebutuhan fisik
  2. Kebutuhan rasa aman
  3. Kebutuhan kasih sayang
  4. Kebutuhan prestasi dan prestige
  5. Kebutuhan untuk melaksanakan sendiri
Di lain pihak, individu memiliki potensi untuk memenuhi kebutuhan diatas, namun potensi yang ada pada individu yang bersangkutan terbatas sehingga individu harus meminta bantuan kepada individu lain yang sama-sama hidup dalam satu kelompok.
Dalam keadaan ini, individu berusaha mengatasi kesulitan yang ada pada dirinya melalui prinsip escapism, artinya salah satu bentuk pelarian diri dengan mengorbankan pribadinya dan mempercayakan pada orang lain yang menurut pendapatnya memiliki sesuatu yang tidak ada pada dirinya. Bentuk penyerahan diri seperti ini mengakibatkan timbulnya perlunya kemesraan di dalam kehidupan bersama. Artinya individu tidak dapat hidup tanpa kerja sama dengan individu lain.
Bentuk kelompok seperti keluarga, Tim kerja, atau kelompok belajar merupakan contoh konkret kerjasama antar individu guna memenuhi kebutuhannya. Kelompok-kelompok tersebut saat ini mendapat tempat yang baik di dalam masyarakat yang semakin kompleks.
Sudah barang tentu kehidupan kelompok tersebut tidak berada dalam keadaan statis, tetapi berada dalam keadaan dinamis. Artinya kehidupan kelompok itu selalu mengalami perubahan.
Dengan keadaan seperti di atas, beberapa ahli mencoba memberi pengertian apa yang disebut kelompok.
  1. WYH Sprott memberikan pengertian kelompok sebagai beberapa orang yang bergaul satu dengan yang lain.
  2. Kurt Lewin berpendapat bahwa The essence of a group is not the similarity or dissimilarity of its members but their interdependence.(esensi dari kelompok adalah tidak sama/homogen dari tiap-tiap anggotanya tetapi mereka berkelompok)
  3. H Smith menguraikan bahwa kelompok adalah suatu unit yang terdapat beberapa individu  yang mempunyai kemampuan untuk berbuat dengan kesatuannya dengan cara dan atas dasar kesatuan persepsi.
Dari uraian mengenai dinamika dan kelompok, penulis menyimpulkan bahwa dinamika kelompok berarti suatu kumpulan yang terdiri dari dua individu atau lebih yang mempunyai hubungan psikologis secara jelas antara anggota yang satu dengan yang lain sehingga saling mempengaruhi secara timbal balik .
Dinamika kelompok juga berarti proses perubahan yang terjadi dari diri anggota organisasi yang membentuk kelompok-kelompok dalam organisasi[1]
  1. Komunikasi dan Konflik
Robbins (1996) dalam “Organization Behavior” menjelaskan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.
Sedang menurut Luthans (1981) konflik adalah kondisi yang ditimbulkan oleh adanya kekuatan yang saling bertentangan. Kekuatan-kekuatan ini bersumber pada keinginan manusia. Istilah konflik sendiri diterjemahkan dalam beberapa istilah yaitu perbedaan pendapat, persaingan dan permusuhan.
Johnson (1981) Setiap hubungan antar pribadi mengandung unsur-unsur konflik, pertentangan pendapat atau perbedaan kepentingan. Yang dimaksud konflik adalah situasi dimana tindakan salah satu pihak berakibat menghalangi, menghambat atau mengganggu tindakan pihak lain [2]
Indikator-indikator konflik dapat dikenali melalui hal-hal sebagai berikut :
-          Peningkatan intensitas ketidaksepakatan diantara anggota-anggota kelompok
-          Komentar-komentar yang sebelumnya netral bernada tidak ramah.
-          Ketika ketegangan bertambah, tana-tanda ketidaksepakatan mengemuka secara langsung melalui keluh kesah, gerakan-gerakan kekesalan diwajah, perilaku gagap, sikap bengong, duduk terbungkuk di kursi, melamun, dan ucapan-ucapan yang ketus.[3]
Dalam organisasi, faktor komunikasi dapat menjadi sumber konflik. Hal itu dapat dikarenakan frame of reference dan field of experience yang berbeda antara komunikator dan komunikan. Kurangnya kemampuan komunikan untuk memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator, salah menentukan saat yang tepat dan cara yang dapat diterima dalam menyampaikan maksud ketika berkomunikasi, serta pemilihan medium dan saluran yang akan digunakan dalam berkomunikasi membawa pengaruh pula bagi perkembangan organisasi.
“Jumlah terbesar dari konflik/pertentangan yang terjadi dalam organisasi disebabkan oleh salah pengertian dalam pemberian dan penerimaan argumentasi yang diberikan, atau karena kekurangan informasi”[4]    

Kegagalan komunikasi juga dapat dilihat dari:
  1. Apakah tujuan dari pesan yang disampaikan tercapai/tidak
  2. Apakah alat komunikasi atau bahan-bahan keterangan yang dilambagkan oleh simbol- simbol dapat mengantarkan pesan/tidak
  3. Apakah receiver dapat memahami pesan/tidak (tergantung juga subjective mental function)[5]


  1. 3.      Komunikasi dan Kepemimpinan
Unsur-unsur Kepemimpinan/Leadership
  1. Kepemimpinan dimulai saat seseorang mulai mempengaruhi orang lain
  2. Selalu ada unsur pemimpin dan unsur pengikut

Teori-teori Kepemimpinan

TRAITS THEORY (TEORI SIFAT)
  1. Sifat-sifat apa yang membuat seseorang menjadi pemimpin
  2. Pedekatan sifat seorang pemimpin
  3. Naturally, melalui pendidikan dan pengalaman
  4. Pemimpin membutuhkan:

-Kecerdasan
-Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial
-Motivasi diri dan dorongan berprestasi
-Sikap-sikap hubungan kemanusiaan[6]
GROUP THEORY (TEORI KELOMPOK)
  1. Pertukaran positif antara pemimpin dengan yang dipimpin
  2. Pemimpin dan pengikut sling mempengaruhi dengan prilakunya masing-masing
  3. Social learning antara pemimpin dan anggotanya

TEORI SITUASIONAL DAN MODEL KONTINGENSI
Beranggapan bahwa kepemimpinan seseorang ditentukan oleh berbagai faktor situasional dan saling bergantung satu sama lain (misalnya kekuasaan posisi, struktur tugas, hubungan (pemimpin-anak buah).

TEORI 3-D
Menjelaskan tentang dimensi-dimensi dalam mepemimpinan yang meliputi orientasi kerja, orientasi hubungan, dan keefektifan. Oerientasi kerja menekankan pada tingkat pengarahan menajer atas usaha bawahan untuk mencapai tujuan. Orientasi hubungan menekankan pada tingkat hubungan pribadi antara manajer dengan bawahan, ditandai adanya saling memepercayai, menghormati gagasan, dan memperhatikan perasaan bawahan.keefektifan menekankan pada tingkat persyaratan produksi yang dicapai manajer ynag telah diciptakan.

TEORI EMPAT SISTEM
Merupakan hasil analisis terhadap delapan variabel manajerial yaitu : kepemimpinan, motivasi, komunikasi, interaksi, pengambilan keputusan, penentuan tujuan, pengendalian, dan kinerja.

TEORI KONTINUM
Menjelaskan tentang proses pengambilan keputusan sebagai konsep utama dalam kontinum perilaku kepemimpinan

TEORI KEBERGANTUNGAN
Menjelaskan bahwa kepemimpinan yang efektif berkaitan dengan atau bergantung situasi ketika kepemimpinan tersebut dilaksanakan.[7]



ü  Menciptakan kegiatan
ü  Mencari dan memberi informasi
ü  Memberi pendapat
ü  Menjelaskan
ü  Mengkoordinasikan
ü  Meringkaskan
ü  Menguji kelayakan
ü  Mengevaluasi
ü  Mendiagnosis



FUNGSI PEMELIHARAAN



ü  Memotivasi
ü  Menetapkan standar
ü  Mengikuti
ü  Mengekspresikan perasaan
ü  Mengambil konsensus
ü  Menciptakan keharmonisan
ü  Mengurangi tensi


Perilaku non fungsional pemimpin

  • Agresi
  • Memanfaatkan kelompok untuk pribadi
  • Bersaing secara tidak sehat
  • Mencari simpati
  • Mencari pengakuan
  • Mengalihkan pokok soal
  • Menghalang-halangi kemajuan[8]

Menurut Henry Mintzberg, 10 peranan manajer
adalah:
  1. Figurehead role-wakil organisasi
  2. Leader role-sebagai pemimpin
  3. Liaison role-peran penghubung
  4. Monitor role-pemantau
  5. Disseminator role-penyebar informasi
  6. Spokesman role-Juru bicara
  7. Entrepreneur role-pemrakarsa dan designer
  8. Disturbance-handler role-pemegang kekuasaan
  9. Resource allocator role-pengalokasi sumber
  10. Negotiator role-peran negosiator



  1. Komunikasi dan Problem Solving
Komunikasi merupakan penyebab dan sekaligus pengakhir pertentangan/konflik. Dalam menyelasaikan masalah, perlu adanya pengetahuan informasi seorang pemimpin akan segi-segi sosial dan psikologi yang menjiwai bawahan seperti slogan harold laswell “doing together and feeling together”[9] 

Proses Penyelesaian Masalah
  1. Kenali dan terangkan dengan jelas keberadaan suatu masalah
  2. Carilah cara untuk menanggapi masalah tersebut
  3. Pilihlah solusi atau gagasan yang paling berguna/efektif
  4. Buatlah keputusan mengenai gagasan mana yang akan dilaksanakan, dan lanjutkan dengan mengambil langkah khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah

Problem Solving Dalam Kelompok
Pemecahan masalah adalah proses mengatasi hambatan-hambatan dalam kelompok untuk mencapai tujuan. Beberapa bentuk permasalahan dalam kelompok:
  1. Keadaan/ situasi yang tidak diinginkan
  2. Ketidakjelasan tujuan yang ingin dicapai dalam kelompok
  3. Munculnya hambatan dalam mencapai tujuan

HAMBATAN DALAM PEMECAHAN MASALAH
  1. Kelompok membutuhkan bantuan dalam menciptakan struktur diskusi dan metode spesifik dalam diskusi
  2. Kelompok tidak sensitif pada perbedaan budaya
  3. Kelompok tidak melakukan perencanaan dengan baik
  4. Kelompok tidak memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan dalam mengerjakan tugas
  5. Kelompok terkadang tidak memiliki orang yang tepat untuk diajak rapat
  6. Kelompok terkadang menemui tekanan untuk menyediakan jawaban apa saja, bukan memberikan jawaban terbaik
  7. Kelompok memiliki kesulitan untuk berkomunikasi dan mendengarkan satu dengan yang lain
  8. Kelompok tidak memiliki iklim yang suportif, positif, dan terbuka
  9. Kelompok memiliki sikap negatif pada tugas atau pada sesama anggota kelompok
  10. Kelompok tidak menggunakan proses untuk mendefinisikan masalah atau untuk mencapai konsensus/ kesepakatan

PENDEKATAN DALAM PEMECAHAN MASALAH
PENDEKATAN DESKRIPTIF
  1. Pendekatan ini tidak menawarkan petunjuk spesifik dalam memecahkan masalah dalam kelompok,
  2. Namun lebih kepada menjelaskan atau mendeskripsikan bagaimana usaha kelompok pada umumnya dalam memecahkan masalah
  3. Ada dua asumsi dalam pendekatan deskriptif:
  • Ada proses alami atau proses normal yang dijalani kelompok dalam memecahkan masalah
  • Kelompok akan mengikuti proses normal ini dalam memecahkan masalah, kecuali ada kekuatan dari luar yang mencampuri kebebasan kelompok 
Salah satu upaya untuk menjelaskan pemecahan masalah dalam dalam kelompok adalah penjelasan  mengenai tahapan diskusi dalam kelompok. Aubrey Fisher menjelaskan 4 tahapan dalam diskusi kelompok:
  • Tahap Orientation
  • Tahap Conflict
  • Tahap Emergence
  • Tahap Reinforcement [10]


PENDEKATAN FUNGSIONAL
  1. Pendekatan funsional berasumsi bahwa kelompok akan menjadi efektif jika menjalankan suatu proses komunikasi atau fungsi komunikasi yang baik
  2. Komunikasi menjadi suatu alat penting yang dapat digunakan oleh anggota kelompok untuk dapat menunjukkan fungsi kunci dalam meningkatkan performa kelompok dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
  3. Fungsi-fungsi kunci dalam kelompok adalah:

  • Mengembangkan pemahaman yang akurat tentang masalah yang dihadapi
  • Mengembangkan suatu persyaratan bagi pilihan-pilihan yang dapat diterima
  • Mengembagkan berbagai alternatif dalam memecahkan masalah
  • Memperhitungkan aspek positif dari alternatif atau pilihan pemecahan masalah
  • Memperhitungkan aspek negative dari alternatif atau pilihan pemecahan masalah
      4. Fungsi menghasilkan ide:
  • Mencari alternatif solusi sebanyak mungkin dalam mengatasi masalah
  • Membuat pernyataan dengan kualitas yang baik dalam kelompok
  • Mengambil waktu istirahat dari masalah untuk menyegarkan kembali kelompok
LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN MASALAH
  1. Identifikasi dan defenisi masalah
  2. Analisa masalah
  3. Hasilkan beberapa kemungkinan solusi
  4. Memilih solusi atau kombinasi solusi terbaik
  5. Menguji dan mengimplementasikan solusi







5. Komunikasi dan Decision Makers
Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan (decision making) dapat diartikan sebagai sebuah proses dimana anggota organisasi memilih mengambil tindakan tertentu sebagai respon terhadap peluang atau masalah yang dihadapi.
Pengambilan keputusan sebagai respon terhadap peluang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan manfaat bagi organisasi tersebut. Sedangkan pengambilan keputusan sebagai respon terhadap masalah, tentu saja, bertujuan untuk mengatasi masalah atau hambatan yang mengancam kinerja organisasi.
Tipe-tipe Pengambilan Keputusan (Decision Making) 

Terlepas dari apakah pengambilan keputusan itu bertujuan untuk memanfaatkan peluang atau mengatasi masalah, terdapat dua jenis pengambilan keputusan yang mendasar, yaitu non-Programmed Decision Making dan Programmed Decision Making.
1. Programmed Decision
Seringkali situasi yang dihadapi oleh pengambil keputusan dalam sebuah organisasi merupakan situasi yang sudah pernah terjadi sebelumnya dan muncul kembali secara berulang-ulang. Untuk menghadapi situasi tersebut, organisasi menggunakan apa yang disebut Performance Program, yaitu sebuah prosedur standar dan terstruktur dalam pengambilan keputusan ketika menghadapi situasi tertentu. Pengambilan keputusan seperti inilah yang disebut dengan Programmed Decision.
Programmed Decision memungkinkan pengambil keputusan untuk mengambil keputusan secara cepat tanpa harus mencari informasi, mempertimbangkan alternatif, dan berbagai hal lainnya yang memakan waktu. Meski demikian, manajer harus waspada kapan saatnya menyesuaikan Performance Program karena organisasi harus dapat berespon terhadap lingkungan yang dinamis dan berubah-ubah.
Performance Program yang efektif dipakai saat ini misalnya, mungkin tidak efektif lagi untuk dipakai dua tahun mendatang. Contohnya adalah penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
2.Non-Programmed Decision Making Pengambilan keputusan yang merespon terhadap sebuah situasi baru yang belum pernah dihadapi sebelumnya disebut sebagai non-programmed decision making. Pengambilan keputusan tipe ini mengharuskan pengambil keputusan mencari informasi sebanyak-banyaknya untuk dapat mengambil keputusan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang ada. Mengingat lingkungan bisnis masa kini yang terus berubah-ubah dengan cepat dan penuh dengan ketidakpastian, manajer akan banyak menghadapi non-Programmed Decision.

Situasi non-programmed decision tertentu yang terjadi secara berulang-ulang dapat dikembangkan menjadi Programmed Decision apabila manajer cermat dan mampu membuat Performance Program yang tepat. Contohnya adalah pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang modern dan sebagainya.[11]




 Daftar Pustaka 

Daft, Richard L.2004. Organization Theory and Design. South-Western 
Gardner dan david g,moore.1964.Human Relation in Industry.Illinois:homewood

George, M.J, Jones, G. R.2008. Understanding and Managing Organizational Behavior. New Jersey: Pearson Education
Nurdin,Ali. 2009.Komunikasi Organisasi. Surabaya:Dakwah Digital Press
Santoso, Slamet. 2004. Dinamika Kelompok. Jakarta: Bumi Aksara
Sumber : Bahan Kuliah Mata Kuliah Komunikasi Kelompok FISIP Universitas Diponegoro Semarang (Dosen : S Rouli Manalu, S.Sos, MA)
Susanto,Phil Astrid S.1989.,Komunikasi dalam Teori dan Praktek.Bandung:Bina cipta
Toha,Miftah.1999.Perilaku Organisasi : Prinsip dasar dan Aplikasinya.Jakarta:PT Raja Grafindo Persada
Wayne,Pace.R. dan Don F.faules.2000.Komunikasi Organisasi. Bandung:Remaja Rosda Karya





[1] Ali Nurdin.Komunikasi Organisasi (Surabaya:Dakwah Digital Press,2009)hal.73

[2] R.wayne Pace dan Don F.faules,Komunikasi Organisasi,(Bandung:Remaja Rosda Karya,2000)hal.314

[3] Ali Nurdin.Komunikasi Organisasi (Surabaya:Dakwah Digital Press,2009)hal.78

[4] Phil Astrid S.Susanto,Komunikasi dalam Teori dan Praktek,(Bandung:Bina cipta,1989)hal.68

[5] Ibid.,hal.72

[6] Miftah Toha,Perilaku Organisasi : Prinsip dasar dan Aplikasinya,(Jakarta:PT Raja Grafindo Persada,1999)hal.83

[7] Ibid.,hal.229

[8] Umar Nimran,Perilaku Organisasi,(Surabaya:Citra Media,1997)hal.57

[9] Burleigh B.Gardner dan david g,moore,Human Relation in Industry,(Illinois:homewood,1964)hal.239

[10] Ibid.,hal.245

[11] Slamet Santoso,Dinamika Kelompok,(Jakarta:Bumi Aksara,2004)hal.58
Post a Comment