BAB I
PENDAHULUAN
Kita
selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi
sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh
organisasi semakin meningkat
Kita coba berkaca pada negara-negara
barat, yang memandang bahwa arsip merupakan aset perusahaan yang perlu dijaga,
maka dari itu Manajemen Arsip Pengertian dan Prosedur nya harus
benar-benar diperhatikan. Indonesia memang belum sepenuhnya paham
mengenai pentingnya peran arsiparis bagi perusahaan. Padahal merekalah
yang memegang peran vital dalam hal urusan dokumen perusahaan. Maka dari
itu di kesempatan ini kami akan sedikit membahas mengenai Manajemen Arsip
Pengertian dan Prosedur.
Masih dalam Manajemen Arsip
Pengertian dan Prosedur, Filing (prosedur arsip) adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,sehingga bahan – bahan tersebut
dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu
filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman,
maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun
dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Manajemen pengarsipan dianggap baik
apabila memiliki Kebijakan pengendalian arsip, Sistem pengklarifikasian arsip,
Sistem pelayanan dan penyajian arsip.
Oleh
karena itu Odgers
(2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan,
dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media
elektronik. sedangkan Charman (1998)
mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi
administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak
lagi diperlukan.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
1. Arsip
: Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara
oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip
adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Fuad Gani
mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan
sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan.
2. Manajemen
Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua
informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan
usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan
pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan
melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip,
kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada
akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat
berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya
yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam
hubungannya dengan kegiatan usaha.
B.
Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi
Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing
dokumen berdasarkan nomor serinya
Kegunaan
arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta
arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan
arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung
kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi
operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti
eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara
lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori
kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
C.
Peran kearsipan
Peranan
kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang
kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi,
dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan,
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
D.
Fungsi dan Tujuan Arsip
1. Menurut
UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan,
pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis
berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang
secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam
penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan
arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi
sudah menurun.
2. Tujuan
kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan
bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi
instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi
pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan,
sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum
yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan
kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban,
rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual
bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
E.
Dokumen dan arsip
Kennedy dan Schauder (1998),
menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari:
•
Isi
•
Struktur
•
Konteks
Arsip
dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam
transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut.
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat
digolongkan menjadi :
1.
Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12
kali dalam setahun
2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut
semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun.
Hal-hal yang dipertimbangkan
dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:
1.
Jenis dokumen yang akan disimpan
2.
Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
3.
Kebutuhan ruangan
4.
Pertimbangan keamanan
5.
Biaya peralatan
6.
Biaya operasional penyimpanan
7.
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara
teratur
Peralatan penyimpanan dapat digologkan menjadi
peralatan manual, mekanis, dan otomatis
Peralatan
penyimpanan manual terdiri dari: Spindle file, Vertical filing cabinet, Open-self
file, Lateral files, Unit box lateral file, Card file, Microrecord file, File
media lainnya.
F.
Pelayanan dan pelayanan kearsipan
Ø Koordinator bidang II bertugas
memberikan pelayanan arsip kepada pemohon arsip setelah mendapat ijin dari
pihak yang berwenang sesuai dengan
jenis arsip
Ø Arsip yang dipinjam dicatat dalam buku
peminjaman dengan jangka waktu maksimal 3 hari
Ø Untuk setiap peminjaman, pemohon arsip
harus menyatakan tujuan peminjaman disertai penyerahan kartu identitas
yang akan dikembalikan setelah arsip
dikembalikan
Ø Jika peminjam merusak atau menghilangkan
arsip maka ia harus bertanggung jawab
mengganti atau memperbaiki arsip tersebut.
Ø Bagi anggota BPM atau Kesekretariatan yang
akan meminjam arsip harus menghubungi koordinator bidang II sebagai
penanggung jawab arsip pengamanan dan
pemeliharaan arsip.
Ø Arsip BPM disimpan dalam bentuk softcopy (file
computer) dan hardcopy (print out).
Ø Arsip disimpan dalam almari penyimpanan
dan dikunci, kunci tersebut disimpan oleh koordinator bidang II sebagai
penanggung jawab bidang administrasi.
G.
Pengembangan kearsipan di indonesia
1. Beberapa masalah yang menghambat
Dalam
usaha-usaha pengembangan bidang ke
arsipan ini perlu di perhatikan beberapa masalah penghambat,yaitu maju atau
berkembangnya sisitem kearsipan yang modern yang cocok penggunaannya pada saat
ini masih mengalami beberapa masalah yang harus di pecahkan,supaya tercapai
tujuan yang di inginkan atau yang telah di rencankan dalam penertiban kearsipan
di instansi-instansi pemerintah atau swasta.
Antara
lain masalah yang perlu mendapat perhatiansecara serius,adalah sebagai berikut
ini:
a) Pengertian dan kesadaran terhadap
peranan kearsipan dalam kegiatan admininistrasi perkantoran masih kurang atau
belum sesuai dengan record management
b) Bidang kearsipan belum atau kurang
mendapat fasilitas yang selayaknya,serta selalu kekurangan biaya untuk
perkembangan.
c) Para petugas kearsipan kurang atau
tidak mendapat pendidikan khusus
kearsipan
d) Dalam kegiatan di instansi,bidang
kearsipan kurang mndapat koordinasi dengan kegiatan bidang lainnya di instansi
tersebut karena bidang kearsipan kurang mendapat perhatian sewajarnya
e) Bidang kearsipan di instansi
pemerintah/swasta kurang di rencanakan atau tidak di rencanakan pengembangannya
serta kurang mendapat bimbingan
f) Pada umumnya para pegawai bidang lainnya
di istansi masih meremehkan kegiatan bidang kearsipan,sehingga sikap acuh tidak
acuh(kurang peduli) dan menimbulkan’’ image’’ yang keliru terhadap bidang
kearsipan
g) Memang bidang kearsipan ini kurang atau
tidak menarik dan masih di anggap semua pegawai dapat melakukannya. Akibatnya
yang nyata kegiatan kearsipan tidak sesuai perkembangannya dengan bidang lain.
Seharusnya bidang kearsipan ini berkembang pula secara identitas dengan bidang
lainnya yang dimasa sekarang berkembang sangat pesat sesuai dengan kemajuan
teknologi dimasa sekarang. Dalam hal ini,kalau bidang kearsipan ini tidak di
kembangkan ilmunya,maka bidang kearsipan akan tertinggal dan tidak dapat
melayani biang-bidang lainnya di instansi tersebut
h) Kerasipan kurang mendapat prioritas
dalam perbaikan/penertiban,kalau di bandingkan dengan bidang lainnya di
instansi pemerintah/swasta
i)
Belum
disadari sepenuhnya,bahwa arsip adalah bukti prtanggung jawaban nasionl( lihat
UU No.7/1971), arsip sebagai sumber informal bagi kepentingan pemerintah,
penelitian ilmu pengetahuan sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber sejarah.
j)
Syarat petugas kearsipan belum mendapat
perhatian,sehingga ketrampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang
kearsipan kurang tertib atau tidak
teratur(semrawut).
k) Kurangnya minat pimpinan yang brtanggung
jawab terhadap bidang kearsipan atau kurangnya minat membaca buku-buku/majalah
di bidang ini,sehingga tidak menambah wawasannya terhadap bidang kearsipan
tersebut. Demikian pula petugas-petugasnya banyak bekerja secara rutin saja
tetapi pengetahuannya tidak meningkat.
2.
Usaha-usaha pengembangan
Dalam pengembangan
usaha-usaha pengembangan yang sesuai dengan kegiatan instansi yang bersangkutan
dari zaman ke zaman,sehingga menganggu kelancaran tugas di instansi tersebut.
System kearsipan yang selama itu kita alami adalah sebagai berikut:
|
I
Sistem register
(buku agenda)→
1816
|
II
System kaulbach
(system kartu)→
1916
|
III
System kartu kendali
(pola kearsipan modern)
1972
|
Kalau di perhatikan bagan
tersebut memang ada perkembangan system kearsipan sejak tahun 1816 sampai tahun
1972. Perlu di catat bahwapemerintah hindia belanda dulu telah memberikan
keterangan/penjelasan apa yang harus di laksanakan setelah tahun 1916,yaitu system
register atau system buku agenda harus dig anti dengan system kaulbach atau di
kenal pula dengan system kartu atau system korespodensi, sebab kegiatan atau
proses administrasi pada tahun 1916 itu telah tidak sesuai lagi dengan system
register(buku agenda).
Perkembangan system
kearsipan makin lama semakin semrawut(dikenal pula dengan system
semerautisme),surat-surat/arsip-arsip yang sudah lama(jarang di gunakan) atau
disebut arsip inaktif yang diperlukan sukar diketemukan kembali.
Sehubungan hal tersebut
diatas,hal ini semakin menganggu kelancaran proses administrasi,maka lembaga
administrasi Negara bersama dengan arsip nasional RI membentuk Tim Pembenahan
arsip data usaha mencari system yang lebih cocok/sesuai dengan perkembangan
administrasi/kegiatan departemen/instansi pemerintah. Usaha dan kegiatan
Tim ini didasarkan dengan UU No.7/1971
tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan(lembaran Negara no.32/1971 atau
tambahan lembaran Negara no.2964).
Didukung oleh penelitian di
departemen/non departemen dan kantor
pemerintah daerah,maka diputuskan oleh tim,bahwa semua
departemen/non-departemen,lembaga tertinggi Negara,serta semua bank-bank
pemerintah disarankan mengganti system kartu kendali(pola kearsipan modern,yang
telah di uji kemampuannya).
Beberapa pakar telah tanggapan,bahwa manusia pada era informasi
pada saat ini,sudah tidak mungkin hidup
tanpa computer. Sekedar untuk mendapatkan informasi yang cepat,pemakaian computer
sangat mengagumkan,tetapi sebagai bahan pembuktian/nilai otentiknya bahan arsip
tidak mungkin dapat diganti. Berdasarkan hal ini pula masalah
kearsipan/ditertibkan dan ditangani secara lebih insentif/serius supaya dapat
mengikuti perkembangan teknologi lain yang lebih canggih.
Image/kurang peduli terhadap kearsipan
harus terus-menerus di cegah perkembangannya,supaya peranan kearsipan akan
lebih dapat dipahami,sehingga suber informasi,sumber sejarah,pusat ingatan
dapat terwujud dalam bidang kearsipan.
3.
Peningkatan kemampuan ugas kearsipan
Segala kegiatan di bidang
kearsipan harus juga di bakukan dan diarahkan,supaya semua pegawai/petugas
kearsipan bekerja dengan senang dan efesien. Dalam hal ini latihan,pendidikan
dalam records managemen,dilengkapi
dengan Roll playing dalam teknis
kearsipan perlu terus-menerus dilaksanakan,baik bagi pegawai baru maupun
pegawai lama yang akan mendapat promosi.
Perkembangan teknis
kearsipan yang lebih modern disesuaikan dengan proses administrasi sehari-hari
di instansiyang perlu selalu diikuti dan dipelajari,supaya pelayanan terhadap
unit kerja lainnya di instansi atau di luar instansi daapat dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya.
Latihan/pendidikan dalam record managemen/manajemen
kearsipan merupakan “power”/kekuatan bagi pegawai/karyawan dibidang kearsipan
untuk lebih maju lagi dalam bidangnya.
Hal ini mutlak
diperhatikan/dipertimbangkan secara serius demi kelancaran proses administrasi
sehari-hari.
Jadi jelaslah,bahwa
peningkatan ketrampilan(skill),kemampuan petugas kearsipan mutlak dilaksanakan
secara terus menerus dengan mengadakan latihan,penataran,kursus pendidikan dan
mengikut seminar-seminar yang ada kaitannya di bidang kearsipan di dalam negeri
atau diluar negeri. Dengan demikian,maka wawasan/daya pikirnya untuk perbaikan
bidang kearsipan akan lebih luas lagi/meningkat di samping itu pua kerja sama
antara instasi lain akan terjalin lebh baik dan serasi.
BAB III
KESIMPULAN
Arsip
: Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara
oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan (Walne, 1988: 128).
Manajemen
Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua
informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjala.
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua,
yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan
kebangsaan nkan usahanya.
Kearsipan
mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai
alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Tujuan
kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan
bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Menurut
UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan,
pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian.
DAFTAR PUSTAKA
AbuBakar,
Hadi.1990. Pola Kearsipan Modern Sistem
Kartu Kendali, Jakarta: Djambatan.
----------.
1997. Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang
Praktis dan Efesien, Jakarta: Djambatan.
Barthos,Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Pamoedji. 1971. Tata
Kerja Organisasi. Jakarta: Bina Aksara.
Widjaja. 1993. AdministrasiKearsipan.
Jakarta : PT. Raja Grafindo.
http:/rikanovyanti.wordpress.com/2010/0308/manajemen-kearsipan-pengantar/
