Ke-Arsip-an

BAB I

PENDAHULUAN

Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat

Kita coba berkaca pada negara-negara barat, yang memandang bahwa arsip merupakan aset perusahaan yang perlu dijaga, maka dari itu Manajemen Arsip Pengertian dan Prosedur nya harus benar-benar diperhatikan.  Indonesia memang belum sepenuhnya paham mengenai pentingnya peran arsiparis bagi perusahaan.  Padahal merekalah yang memegang peran vital dalam hal urusan dokumen perusahaan.  Maka dari itu di kesempatan ini kami akan sedikit membahas mengenai Manajemen Arsip Pengertian dan Prosedur.

Masih dalam Manajemen Arsip Pengertian dan Prosedur, Filing (prosedur arsip) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.

Manajemen pengarsipan dianggap baik apabila memiliki Kebijakan pengendalian arsip, Sistem pengklarifikasian arsip, Sistem pelayanan dan penyajian arsip.

Oleh karena itu Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. sedangkan Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  PENGERTIAN

1.    Arsip : Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Fuad Gani mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan.

2.    Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha.

B.  Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi

Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.

C.    Peran kearsipan

Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

D.    Fungsi  dan Tujuan Arsip

1.    Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

2.    Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.

E.     Dokumen dan arsip

Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari:

•         Isi

•         Struktur

•         Konteks 

Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut.

 Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan menjadi :

1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun

2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:

1.      Jenis dokumen yang akan disimpan

2.      Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan

3.      Kebutuhan ruangan

4.      Pertimbangan keamanan

5.      Biaya peralatan

6.      Biaya operasional penyimpanan

7.      Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

 Peralatan penyimpanan dapat digologkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis

Peralatan penyimpanan manual terdiri dari: Spindle file, Vertical filing cabinet, Open-self file, Lateral files, Unit box lateral file, Card file, Microrecord file, File media lainnya.

F.     Pelayanan dan pelayanan kearsipan

Ø Koordinator bidang II bertugas memberikan pelayanan arsip kepada pemohon arsip setelah mendapat ijin  dari pihak yang berwenang sesuai dengan jenis arsip

Ø Arsip yang dipinjam dicatat dalam buku peminjaman dengan jangka waktu  maksimal 3 hari

Ø Untuk setiap peminjaman, pemohon arsip harus menyatakan tujuan peminjaman disertai penyerahan kartu   identitas yang akan dikembalikan setelah arsip dikembalikan

Ø Jika peminjam merusak atau menghilangkan arsip maka ia harus bertanggung jawab mengganti atau memperbaiki arsip tersebut.

Ø  Bagi anggota BPM atau Kesekretariatan yang akan meminjam arsip harus menghubungi koordinator bidang II sebagai penanggung jawab arsip pengamanan dan pemeliharaan arsip.

Ø  Arsip BPM disimpan dalam bentuk softcopy (file computer) dan hardcopy (print out).

Ø Arsip disimpan dalam almari penyimpanan dan dikunci, kunci tersebut disimpan oleh koordinator bidang II sebagai   penanggung jawab bidang administrasi.

G.    Pengembangan kearsipan di indonesia

1.      Beberapa masalah yang menghambat

Dalam usaha-usaha  pengembangan bidang ke arsipan ini perlu di perhatikan beberapa masalah penghambat,yaitu maju atau berkembangnya sisitem kearsipan yang modern yang cocok penggunaannya pada saat ini masih mengalami beberapa masalah yang harus di pecahkan,supaya tercapai tujuan yang di inginkan atau yang telah di rencankan dalam penertiban kearsipan di instansi-instansi pemerintah atau swasta.

Antara lain masalah yang perlu mendapat perhatiansecara serius,adalah sebagai berikut ini:

a)      Pengertian dan kesadaran terhadap peranan kearsipan dalam kegiatan admininistrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai dengan record management

b)      Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya,serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan.

c)      Para petugas kearsipan kurang atau tidak  mendapat pendidikan khusus kearsipan

d)     Dalam kegiatan di instansi,bidang kearsipan kurang mndapat koordinasi dengan kegiatan bidang lainnya di instansi tersebut karena bidang kearsipan kurang mendapat perhatian sewajarnya

e)      Bidang kearsipan di instansi pemerintah/swasta kurang di rencanakan atau tidak di rencanakan pengembangannya serta kurang mendapat bimbingan

f)       Pada umumnya para pegawai bidang lainnya di istansi masih meremehkan kegiatan bidang kearsipan,sehingga sikap acuh tidak acuh(kurang peduli) dan menimbulkan’’ image’’ yang keliru terhadap bidang kearsipan

g)      Memang bidang kearsipan ini kurang atau tidak menarik dan masih di anggap semua pegawai dapat melakukannya. Akibatnya yang nyata kegiatan kearsipan tidak sesuai perkembangannya dengan bidang lain. Seharusnya bidang kearsipan ini berkembang pula secara identitas dengan bidang lainnya yang dimasa sekarang berkembang sangat pesat sesuai dengan kemajuan teknologi dimasa sekarang. Dalam hal ini,kalau bidang kearsipan ini tidak di kembangkan ilmunya,maka bidang kearsipan akan tertinggal dan tidak dapat melayani biang-bidang lainnya di instansi tersebut

h)      Kerasipan kurang mendapat prioritas dalam perbaikan/penertiban,kalau di bandingkan dengan bidang lainnya di instansi pemerintah/swasta

i)        Belum disadari sepenuhnya,bahwa arsip adalah bukti prtanggung jawaban nasionl( lihat UU No.7/1971), arsip sebagai sumber informal bagi kepentingan pemerintah, penelitian ilmu pengetahuan sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber sejarah.

j)         Syarat petugas kearsipan belum mendapat perhatian,sehingga ketrampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak  teratur(semrawut).

k)      Kurangnya minat pimpinan yang brtanggung jawab terhadap bidang kearsipan atau kurangnya minat membaca buku-buku/majalah di bidang ini,sehingga tidak menambah wawasannya terhadap bidang kearsipan tersebut. Demikian pula petugas-petugasnya banyak bekerja secara rutin saja tetapi pengetahuannya tidak meningkat.

2.      Usaha-usaha pengembangan

Dalam pengembangan usaha-usaha pengembangan yang sesuai dengan kegiatan instansi yang bersangkutan dari zaman ke zaman,sehingga menganggu kelancaran tugas di instansi tersebut. System kearsipan yang selama itu kita alami adalah sebagai berikut:

I Sistem register (buku agenda)→ 1816

II System kaulbach (system kartu)→ 1916

III System kartu kendali (pola kearsipan modern) 1972

Kalau di perhatikan bagan tersebut memang ada perkembangan system kearsipan sejak tahun 1816 sampai tahun 1972. Perlu di catat bahwapemerintah hindia belanda dulu telah memberikan keterangan/penjelasan apa yang harus di laksanakan setelah tahun 1916,yaitu system register atau system buku agenda harus dig anti dengan system kaulbach atau di kenal pula dengan system kartu atau system korespodensi, sebab kegiatan atau proses administrasi pada tahun 1916 itu telah tidak sesuai lagi dengan system register(buku agenda).

Perkembangan system kearsipan makin lama semakin semrawut(dikenal pula dengan system semerautisme),surat-surat/arsip-arsip yang sudah lama(jarang di gunakan) atau disebut arsip inaktif yang diperlukan sukar diketemukan kembali.

Sehubungan hal tersebut diatas,hal ini semakin menganggu kelancaran proses administrasi,maka lembaga administrasi Negara bersama dengan arsip nasional RI membentuk Tim Pembenahan arsip data usaha mencari system yang lebih cocok/sesuai dengan perkembangan administrasi/kegiatan departemen/instansi pemerintah. Usaha dan kegiatan Tim  ini didasarkan dengan UU No.7/1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan(lembaran Negara no.32/1971 atau tambahan lembaran Negara no.2964).

Didukung oleh penelitian di departemen/non departemen dan kantor  pemerintah daerah,maka diputuskan oleh tim,bahwa semua departemen/non-departemen,lembaga tertinggi Negara,serta semua bank-bank pemerintah disarankan mengganti system kartu kendali(pola kearsipan modern,yang telah di uji kemampuannya).

Beberapa pakar telah  tanggapan,bahwa manusia pada era informasi pada saat ini,sudah tidak mungkin  hidup tanpa computer. Sekedar untuk mendapatkan informasi yang cepat,pemakaian computer sangat mengagumkan,tetapi sebagai bahan pembuktian/nilai otentiknya bahan arsip tidak mungkin dapat diganti. Berdasarkan hal ini pula masalah kearsipan/ditertibkan dan ditangani secara lebih insentif/serius supaya dapat mengikuti perkembangan teknologi lain yang lebih canggih.

Image/kurang peduli terhadap kearsipan harus terus-menerus di cegah perkembangannya,supaya peranan kearsipan akan lebih dapat dipahami,sehingga suber informasi,sumber sejarah,pusat ingatan dapat terwujud dalam bidang kearsipan.

3.      Peningkatan kemampuan ugas kearsipan

Segala kegiatan di bidang kearsipan harus juga di bakukan dan diarahkan,supaya semua pegawai/petugas kearsipan bekerja dengan senang dan efesien. Dalam hal ini latihan,pendidikan dalam records managemen,dilengkapi dengan Roll playing dalam teknis kearsipan perlu terus-menerus dilaksanakan,baik bagi pegawai baru maupun pegawai lama yang akan mendapat promosi.

Perkembangan teknis kearsipan yang lebih modern disesuaikan dengan proses administrasi sehari-hari di instansiyang perlu selalu diikuti dan dipelajari,supaya pelayanan terhadap unit kerja lainnya di instansi atau di luar instansi daapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Latihan/pendidikan dalam record managemen/manajemen kearsipan merupakan “power”/kekuatan bagi pegawai/karyawan dibidang kearsipan untuk lebih maju lagi dalam bidangnya.

Hal ini mutlak diperhatikan/dipertimbangkan secara serius demi kelancaran proses administrasi sehari-hari.

Jadi jelaslah,bahwa peningkatan ketrampilan(skill),kemampuan petugas kearsipan mutlak dilaksanakan secara terus menerus dengan mengadakan latihan,penataran,kursus pendidikan dan mengikut seminar-seminar yang ada kaitannya di bidang kearsipan di dalam negeri atau diluar negeri. Dengan demikian,maka wawasan/daya pikirnya untuk perbaikan bidang kearsipan akan lebih luas lagi/meningkat di samping itu pua kerja sama antara instasi lain akan terjalin lebh baik dan serasi.

BAB III

KESIMPULAN

Arsip : Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128).

Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjala.

 Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan nkan usahanya.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

DAFTAR  PUSTAKA

AbuBakar, Hadi.1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Jakarta: Djambatan.

----------. 1997. Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efesien, Jakarta: Djambatan.

 Barthos,Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Pamoedji. 1971. Tata Kerja Organisasi. Jakarta: Bina Aksara.

Widjaja. 1993. AdministrasiKearsipan. Jakarta : PT. Raja Grafindo.

http:/rikanovyanti.wordpress.com/2010/0308/manajemen-kearsipan-pengantar/